Atmosfera przede wszystkim – XVIII Choinka Rotariańska 2013

Nasza Choinka Rotariańska to jedna z najstarszych imprez w dystrykcie. Trwałość i nieprzemijalność, a jednocześnie świeżość i atrakcyjność to cechy, które trudno połączyć. A przecież każda impreza rotariańska jest produktem, który musi być atrakcyjny, aby przyciągnął gości i sponsorów. W czasach, gdy imprezy firmowe i eventy promocyjne są codziennością, przebicie się wymaga coraz większego wysiłku.

18 lat temu Choinka miała zupełnie inny charakter niż dziś. Jej pierwsza wersja to wykupione przedstawienie w Teatrze Kwadrat, mieszczącym ok. 150 osób. Przed spektaklem nastąpiły okolicznościowe mowy i wyjaśnienia, co to jest Rotary i na co zbieramy pieniądze. Była też loteria. W kolejnych latach gości przybywało, dlatego impreza zaczęła wędrować po innych salach teatralnych, później również po salach balowych hoteli. Jedną z wersji zorganizowaliśmy w Filharmonii Warszawskiej. Po tych doświadczeniach wiemy, że wielkość widowni czy atrakcyjność występów artystycznych nie przekłada się w prosty sposób na wynik finansowy. Aby zarobić jak najwięcej na projekty klubowe, musimy znaleźć sponsorów, zapewnić wysoki organizacyjny poziom imprezy, dostarczyć wyjątkowych, nie tylko artystycznych, doznań naszym gościom, a także sprawić, by było to niezapomniane spotkanie towarzyskie. To bardzo proste prawo, choć wcale niełatwe w realizacji.

Równie ważne jak pozyskiwanie funduszy jest „budowanie marki”. Rotariańskie imprezy powinny być niepowtarzalne dla naszych gości pod każdym względem. Musimy walczyć o wyróżnianie się z całej masy eventów, bo tylko wówczas goście przyjdą na nasze ponowne zaproszenie. Będzie też łatwiej pozyskać sponsorów.

Wszechobecny znak Rotary

Od zeszłego roku Choinka ma charakter „zasiadany przy stołach”. Przypisanie osób do miejsca przy stole ogranicza nieco komunikację między gośćmi, ale podnosi rangę imprezy. Wiąże się też z bardziej oszczędnym wydawaniem zaproszeń – w sali balowej Sheratona zmieści się przy stołach jedynie 300 osób. Każdemu członkowi klubu przydzielono stolik, który miał zapełnić swoimi gośćmi. Naturalną sprawą stało się więc, że zapraszający rotarianin siada przy stole wraz z nimi. To drobiazg, ale ułatwiający budowanie atmosfery.

Atmosferę budujemy także innymi sposobami. Poniżej trzy najważniejsze. Pierwszy to tzw. identyfikacja wizualna. Koło Rotary z nazwą klubu musi być wszechobecne. W tym roku wyświetlaliśmy je stale na kilku ekranach, kilka plansz znajdowało się przed wejściem i w foyer sali balowej. Na stołach ustawiliśmy proporczyki klubowe. Każdy z członków klubu miał plakietkę z imieniem i nazwiskiem. Przy scenie stał sztandar klubu. W centralnym miejscu scenografii widniało koło rotariańskie z nazwą klubu. Imprezę rozpoczęliśmy od uderzenia w dzwon.

Drugim elementem są stroje wieczorowe. Wprawdzie w tej kwestii w naszym kraju ostatnio zasady się nieco poluzowały, my jednak staramy się pilnować dress code'u. Zauważyłem, że ci goście, którzy ubrali się mniej uroczyście, czuli się z tego powodu skrępowani, jak również przez innych odbierani byli z lekkim dystansem.

Trzeci element to ogólna informacja o Rotary, szczegółowa zaś o dokonaniach klubu. Szczególnie ważne jest sprawozdanie, na co poszły pieniądze uzyskane w poprzednim roku oraz podanie celu obecnej zbiórki. Ten element jest nieco trudniejszy do wykonania. Nie można zanudzić gości i przesadzić z tzw. „rotariańską celebrą”. Kilka lat temu podczas Choinki celebra trwała ponad godzinę, z licznymi przemówieniami w językach obcych, i nie dla wszystkich gości było to łatwe do zniesienia. Dlatego od pewnego czasu skracamy do niezbędnego minimum wystąpienia na temat Rotary, w tym roku były one naprawdę krótkie i treściwe. Honorowym rotariańskim gościom również dajemy mało czasu na przemówienia. Oprócz tego scenę Choinki wykorzystujemy do uroczystego przyjmowania nowych członków, wręczania odznaczeń Paul Harris Fellow czy nadawania honorowego członkostwa. Ostatnio mój klub postanowił, że PHF wręczane będą tylko podczas dużych imprez klubowych, głównie właśnie podczas Choinki oraz uroczystego przekazywania insygniów.

Atrakcje

W tym roku głównymi atrakcjami Choinki był pokaz mody firmy Aryton i różne licytacje: strojów z pokazu, obrazu Kuby Janysta, siligrafii Krzysztofa Oraczewskiego, dużej butelki 18-letniej specjalnej edycji whisky Chivas Regal. Był też koncert Marcina Wyrostka (akordeonisty, zwycięzcy drugiej edycji programu TV „Mam Talent”) wraz z zespołem Tango Corazon i losowanie nagród ze sceny. Imprezę już po raz drugi prowadził nasz kolega Paweł Pudłowski, podczas licytacji wspierany przez aktorkę Monikę Szalaty.

Na naszych Choinkach zawsze obecni są urzędujący gubernatorzy dystryktu. Janusz Potępa wygłosił krótkie przemówienie, a potem uczestniczył w przyjmowaniu nowej członkini klubu – Jagody Spurek oraz w nadaniu Carlo de Thierry, past prezydentowi blisko współpracującego z nami RC Milano Nord, tytułu członka honorowego RC Warszawa City.

Sponsorzy

Dom mody Aryton; grupa klinik okulistycznych Lexum należąca do międzynarodowej grupy Optegra; Princess Academy – nowoczesny gabinet medycyny estetycznej i kosmetologii; Saur – oddział międzynarodowego koncernu zajmujący się budową i zarządzaniem lokalnymi sieciami wodno-kanalizacyjnymi; Centrum Kompleksowej Rehabilitacji zajmujące się leczeniem pourazowym; Doradztwo, Finanse i Księgowość – firma doradcza z zakresu audytów i księgowości; marka Chivas Regal – słynna szkocka whisky; firmy kosmetyczne AA Cosmetics, Revlon, Smashbox, Milek Design, Art Deco; firmy Tektum, Modecom SA, Grast MTB, Pipe-Line.

Co roku Choinkę sponsorują nasi koledzy klubowi, m.in. Wael Suleiman. W tym roku udało mu się wyrwać z Emiratów Arabskich, gdzie buduje fabrykę, i uczestniczyć osobiście w imprezie. Od kilkunastu lat naszym sponsorem jest Krzysztof Oraczewski, jego obrazy są wystawiane na choinkowych aukcjach. W tym roku jeden ze stolików zajmował korpus dyplomatyczny; zaszczyciło nas sześciu ambasadorów.

Na co zbieramy

Wynik finansowy przedsięwzięcia też wypadł nieźle. Będziemy mogli kontynuować nasze projekty. Jednym z nich jest Good Start – nauka języka angielskiego oraz dokształcanie w wiejskich i lokalnych świetlicach młodzieżowych. Do świetlic dostarczamy sprzęt multimedialny do tej nauki oraz program nauczania autorstwa Ani Wieczorek, również członkini naszego klubu. Nadal będziemy kupować potrzebującym sprzęt medyczny; robimy to od kilkunastu lat, w tym roku kupiliśmy ponad 50 wózków i chodzików. Weźmiemy również udział w grancie globalnym – budowie szpitala dla kobiet w Senegalu. Jest to przedsięwzięcie 30 klubów, w większości z Włoch, oraz naszych klubów partnerskich. W przyszłym roku zamierzamy reaktywować program stypendialny, skierowany do młodzieży polskiej ze Wschodu.

Wielkie podziękowania składamy Justynie Rahm-Retke z firmy Alternatywa, która już drugi raz przygotowała Choinkę i jej scenariusz. Dziękujemy również Marcie Wilk z firmy Media Tracker za pomoc w docieraniu do sponsorów.